個人情報取扱細則

第1章　総則

（目的）
第1条

この細則は、田口勤法律事務所（以下「本所」という。）が取り扱う保有個人情報の開示等の手続について、勤務弁護士、事務局職員が遵守すべき事項を定める。 

（定義）
第2条

本規程における用語の定義は、個人情報取扱規程に従う。

第2章　保有個人情報の開示に関する事項

（保有個人情報の開示手続）
第3条

本人の求めによる開示手続は、書面により、日本語で行うものとする。

（本人確認のための書類）
第4条　

本人確認（代理人が代理人本人であることを確認することも含む）のための書類は、運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書の写しのいずれか1つ以上をもって行うものとする。

（代理人であることを確認するための書類）
第5条

  1. 代理人が法定代理人である場合、法定代理権があることを証明するための書類は戸籍謄本、代理人が成年後見人である場合、成年後見人登記制度の登記事項の証明書（いずれも申請日より3ヶ月以内のもの）のほか、運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書の写しのいずれか1つ以上とする。
  2. 委任による代理人である場合、代理権があることを証明するための書類は、本人の実印が押印された委任状及び本人の印鑑証明書（申請日より3ヶ月以内のもの）のほか、本人の運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書の写しのいずれか1つ以上及び代理人の運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書の写しのいずれか1つ以上とする。

（開示等の回答）
第6条

  1. 本所は、本人からの保有個人情報の開示等に対する回答は、申請者記載住所又は代理人住所あてに書面にて遅滞なく回答することとする。
  2. 該当する保有個人情報が存在しないときにはその旨を知らせる。
  3. 開示等に対応しない場合はその理由を回答する。

第3章　保有個人情報の訂正・追加・削除に関する事項

（訂正等）
第7条

本所は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないという理由によって当該保有個人情報の訂正等を求められた場合には、法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき当該保有個人情報の内容の訂正等を行うこととする。

（訂正等を行わない場合）
第8条　

本所は、以下の事由に該当する場合は、申請された訂正等の対応を行わないこととする。

  1. 訂正等の求めの対象が、法第2条で定義する保有個人情報に該当しない場合
  2. 本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないとはいえない場合
  3. 本人が識別される保有個人情報の内容の訂正等に法令の規程により特別の手続が定められている場合
  4. 利用目的の達成に必要でない場合
  5. 保有個人情報に該当する本人の氏名その他個人情報の存在が認められない場合
  6. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  7. 所定の申請書類に明らかな虚偽がある場合

第4章　保有個人情報の利用停止・消去に関する事項

（利用停止等）
第9条

本所は、本人から、当該保有個人情報の利用停止等を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人情報の利用停止等を行うこととする。但し、当該保有個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに変わるべき措置をとるときは、利用停止等を行わないことができる。

（利用停止等を行わない場合）
第10条

本所は、以下の事由に該当する場合は、申請された利用停止等の対応を行わないこととする。

  1. 保有個人情報に該当する本人の氏名その他個人情報の存在が認められない場合
  2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場
  3. 所定の申請書類に明らかな虚偽がある場合

第5章　漏えい等の発生した場合の対処

（本人に対する通知）
第11条

漏えい等の事実の本人に対する通知は、郵便、電話もしくは電子メールのいずれか相当と認められる方法により速やかに行うよう努める。

附　　則 　この細則は、平成２０年１月1日からこれを施行する

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